報告書の書き方.biz

事業報告書、営業報告書、企画書、営業日報、議事録、出張報告書、事故報告書、始末書、顛末書、決算報告書、監査報告書、作業報告書。他にもたくさんの報告書が存在しますが、多くは記録のために残すものが多いわけです。


そのためデータが数値化され、図表などで視覚的に認識しやすく、時系列ごとに成果や成長の度合いが把握できるような報告書の書き方がもっとも優れているといえます。


つまり優れた報告書の書式というのは、

1.　分かりやすく数値化する
2.　図や表などで視覚的に理解させる
3.　成果が把握しやすい

上記のようなものを満たしたものということですね。


事案ごとの詳細な経過などを文字だけで説明するとどうしても読みづらく分かりにくいものですが、内容を直感的に把握できるということは例えば上司が大量の報告書に目を通さなければいけないときには非常に助かるものです。あるいは、アウトラインだけでも最初に一通りまとめたものを記載しておけば、必ずしも全文に目を通さなくてもよく、優先順位をつけやすくなります。

もちろんただ数字を使えばよい書き方というものではありませんし、図や表がかえって邪魔になることもあり、ケースバイケースですが、一目見て内容が分かる、直感的に分かるというのは大きなファクターだと思います。

報告書には何を書くことが必要でしょうか。ただのレポートであってはいけません。ことの原因・経過・結果まで全てを事細かに書かなければ意味を成さないのです。


そもそも報告書というのは、単に上司に報告する書類という意味にとどまらず、さまざまな企業の成果を記録したり対外的に発表するための資料となったりするものです。そのため、各内容についても客観性が求められますし作成者の主観はなるだけ省くことが必要だと考えられます。（始末書や研修報告書のような場合を除いて）


５Ｗ２Ｈという項目に基づいた報告の書き方を覚えると、必要な情報が過不足なく記載された報告書を作ることができます。学校で作文を習うときは１Ｈでしたが、２Ｈなのはコスト意識（Ｈｏｗ ｍｕｃｈ）というものが企業活動には必須だからということのようですね。


文章を書くことが苦手な人が多いので報告書の書き方もただの作文になりがちなのですが、この５Ｗ２Ｈの要素をはじめに箇条書きにしてから書き始めるだけでもかなり引き締まった報告書に仕上げることができます。なぜこの書き方がよいかというと一度箇条書きにまとめた情報は客観的な情報になるから。頭の中でこねられた要素というのはどこまでいっても主観的な独りよがりなものになりがちなんです。